İlk
önce aşağıda ki iki soruyu yazılı olarak yanıtlayınız. Yanıtlarınız sizin için
önemli olacak.
SORU 1: Yapabileceğiniz (şu anda
yapmadığınız) ve düzenli bir biçimde yapsaydınız yaşamınızda son derece olumlu
bir değişiklik oluşturabilecek tek şey ne olabilir?
SORU 2: İşinizde ya da meslek
yaşamınızda benzer sonuçlar verebilecek tek şey ne olabilir?
Yanıtlara
daha sonra geleceğiz. Önce 3.alışkanlığı perspektife oturtalım.
1.ALIŞKANLIK: “Yaratıcı sensin,yönetim
sende” der. Bunun temelinde insanlara özgü doğuştan gelen dört özel yeti
bulunur: Hayal gücü,vicdan,özgür irade,özbilinç. Size “değişebilirim” deme gücü
sağlar.
2.ALIŞKANLIK: İlk ya da zihinsel
yaratımdır. Temelinde gözlerimizle göremediğimiz şeyi beynimizde yaratabilme
yetisi ve kendi benzersizliğimizi fark edebilme ve bunu büyük bir mutlulukla
gerçekleştirebileceğimiz kişisel,ahlaksal ve dürüstlükler ilgili rehberlikleri
ayırt edebilme yetisi bulunur.
O
halde 3. Alışkanlık, 1. Ve 2. Alışkanlıkların gerçekleşmesi,harekete geçmesi ve
doğal olarak ortaya çıkmasıdır. Özgür iradenin,merkeze ilkelerin
yerleştirilmesi için kullanılmasıdır. Bunu gece gündüz her an yapmaktır. 1. Ve
2. Alışkanlıklar 3. Alışkanlık için zorunlu ve kaçınılmazdır. Kendi proaktif
doğanızı fark edip geliştirmedikçe ilke-merkezli olamazsınız. Önce
paradigmalarınızı fark etmedikçe, onları değiştirip ilkelere uyum sağlayacak
duruma nasıl getireceğinizi öğrenmedikçe ilke-merkezli olamazsınız. Yalnızca
sizin yapabileceğiniz benzersiz katkıyı hayalinizde canlandırıp onu odak
noktasına yerleştirmedikçe ilke-merkezli olamazsınız.
Ancak
bu temelden yola çıkarak, her an 3. Alışkanlığı yaşayarak, etkili özyönetimi
öğrenerek ilke-merkezli olabilirsiniz.
Unutmayın;
yönetmek,liderlikten tümüyle farklıdır.
Liderlik,sağ
beynin son derece güçlü bir etkinliğidir. Daha çok bir sanattır;felsefeye
dayanır. Kişisel liderlik sorunlarıyla uğraşırken yaşamla ilgili en esaslı
soruları sormanız gerekir.
Lider Etkileyebilen ve yönlendirebilen kişidir. Özüyle ve zatı hususiyetiyle her zaman kendini hissettiren ve gönüllerde yaşamasını bilen
bir şahsiyettir.
Yönetim,özüne
hükmetmenin irdelenmesi,analizi,düzenlenmesi,özgül uygulaması,zamanla sınırlı
sol beyin görüşüdür.
Yönetici İşletmenin gaye ve hedeflerini
uygulamaya koyandır.
Benim
kişisel etkinlikle ilgili özdeyişim şudur:
“SOLDAN YÖNET,SAĞDAN LİDERLİK ET!”
ÖZGÜR
İRADENİN GÜCÜ
Etkili
özyönetimi tam anlamıyla olası kılar. Bu;karar verme,seçim yapma ve bunlara
uygun olarak davranabilmektir. Edilgen olmaktansa etkin olabilmektir.
İnsan
iradesi şaşırtıcı bir şeydir. İnanılmayacak engeller karşısında her zaman zafer
kazanmıştır.
Gündelik
yaşantımızda özgür irademizi ne dereceye kadar geliştirdiğimiz kişisel bütünlüğümüzle
ölçülür. Bütünlük temelde kendimize biçtiğimiz değerdir. Kendimize verdiğimiz
sözlere bağlı kalma, “ÖZÜ SÖZÜ BİR OLMA” yeteneğimizdir.
Etkili
yönetim, ÖNEMLİ İŞLERE ÖNCELİK VERMEKTİR. Önemli işlerin neler olduğuna
liderler karar verir. Ama bunları gerçekleşmesini sağlayan yöneticilerdir.
E.M.
Gray yazmış olduğu “Başarının Ortak Paydası” kitabında, diğerlerinden üstün
olan tek etkenin öncelikli işi öne almanın olduğunu söyler.
DÖRT
KUŞAK BOYUNCA ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman
konusunda ki en iyi düşünme tarzını bir tek cümleyle “önceliklere göre
örgütlenip uygulamaya geçin” şeklinde açıklayabilirim.
Alvin
Toffler’in deyimiyle dalgalar sırayla birbirini izler ve her biri yaşamsal yeni
bir boyut ekler.
Örneğin,
tarımdaki devrimi,endüstri devrimi izledi. Bunu da iletişimdeki devrim izledi.
Birbirini izleyen her dalga toplumsal ve bireysel ilerlemeye neden oldu.
Aynı
şekilde,zaman yönetimi alanında her kuşak kendisinden öncekinin üzerine inşa
eder.
İlk
kuşak notlar ve kontrol listeleri olabilir. Bizden zaman ve enerji isteyen pek
çok gerekliliğin saptanıp öncelikler listesine dahil edildiğini saptamak için
yapılan bir çabadır bu.
İkinci
kuşağın özelliği, takvimler ve randevu defterleri olabilir. Bu dalga ileriye
bakma, gelecekteki olaylar ve etkinlikleri programlama çabasını yansıtır.
Üçüncü
kuşak bugün geçerli olan zaman yönetimi alanını yansıtır. Dikkatini hedef seçme
üzerinde yoğunlaştırmıştır. Zaman ve enerjimiz, değerlerle uyumlu olarak,
uzun.orta ve kısa vadeli belirli hedeflere yöneltilir.
Dördüncü
kuşak “zaman yönetimi” deyiminin aslında yanlış olduğunu anlamış bulunuyor.
Önemli olan zamanı değil, kendimizi yönetmektir. Beklentiler bakımından odak
noktası olarak şeyleri ve zamanı değil de ilişkileri koruyup geliştirmeyi ve
sonuçlara erişmeyi, kısacası Ü/ÜY Dengesini korumayı seçmiştir.
2. KARE
Dördüncü kuşak yöneticiliğinin temel odağı
zaman yönetimi tablosuyla yakalanabilir.
Acil |
Acil değil |
1
ETKİNLİKLER:
Krizler
Çözüm
bekleyen sorunlar
Belli
bir sürede tamamlanması gereken projeler
|
2
ETKİNLİKLER:
Önlem
alma,ÜY etkinlikleri
İlişki
kurma
Yeni
fırsatları görme
Planlama,dinlence
|
3
ETKİNLİKLER:
Amaçsız
telefon görüşmeleri,ziyaretler
Bazı
mektuplar
Bazı
raporlar
Bazı
toplantılar
Hemen
yapılması gereken bazı işler
Popüler
etkinlikler
|
4
ETKİNLİKLER:
Ivır
zıvır işler
Bazı
mektuplar
Bazı
telefonlar
Zamanı
boşa harcayan işler
Oyalayıcı
etkinlikler
|
Bir
etkinliği tanımlayan iki etken aciliyet ve önemdir. Aciliyet, bir şeyle hemen
ilgilenilmesi gerektiğini açıklar.
Şimdi
demektir bu. Acil işler bizi etki altına alır.
Acil
konular genelde gözle görülür. Üstümüzde baskı oluştururlar. Hemen harekete
geçmeye zorlarlar. Çoğu kez başkalarının istediği şeylerdir,tam karşımızda
dururlar.
Diğer
taraftan önemliliğin sonuçlarla ilgisi vardır. Bir şey önemliyse,görevinize,değerlerinize,öncelikli
hedeflerinize katkıda bulunur.
Önemli
konulara tepki gösteririz. Acil olmayan önemli işler daha fazla insiyatif,daha
fazla proaktivite gerektirir. Fırsatı yakalamak,bazı şeylerin olmasını sağlamak
için harekete geçmemiz gerekir. Neyin önemli olduğunu, yaşamımızda hangi
sonuçları istediğimizi iyi bilmiyorsak (2.alışkanlık), kolayca yoldan saparak
yalnızca acil şeylere karşılık vermeye yöneliriz.
Hepimizin
yaşamında 1.kare etkinlikler bulunur. Ancak birçok kişi 1.kare içine gömülür.
Dikkatinizi
1.kareye verdiğiniz sürece, giderek büyür ve sonunda size egemen olur. Tıpkı
üstünüze gelen dev dalgalar gibi. Tam doğrulmaya çalışırken yeni birisi çıkıp
sizi yerle bir eder.
Bazı
insanlar her gün sorunlarla boğuşup tükenirler. Rahatlamak için ancak 4.karenin
önemli ve acil olmayan etkinliklerine sığınabilirler. Bu nedenle onların tüm
tablosuna baktığınız zaman, zamanlarının %90’ını 1.karede, geri kalan %10’un
çoğunu ise 4.karede geçirdiklerini görürsünüz. 2. Ve 3.karelere pek az dikkat
ederler. İşte yaşamlarını krizlere göre ayarlayan insanlar böyle yaşarlar.
SONUÇLAR:
·
Stres
·
Yanıp tükenme
·
Kriz yönetimi
·
Sürekli yangın söndürme
Bazı
insanlarda acil ama önemsiz 3.karede uzun zaman geçirirken aslında 1.karede
olduklarını zannederler. Ama aslında gerçek şudur: Bu şeylerin
aciliyeti,genelde başkalarının beklenti ve önceliklerine bağlıdır.
SONUÇLAR:
·
Kısa vadeli odak
·
Kriz yönetimi
·
İtibar-bukalemun karakteri
·
Hedef ve planları değersizmiş gibi görmek
·
Denetimden çıkmış,kurban gibi hissetmek
·
Yüzeysel yada kopuk ilişkiler
Zamanlarının
hemen hemen tümünü 2. Ve 4.karede geçirenler temelde sorumsuzca bir yaşam
sürüyorlar demektir.
SONUÇLAR:
·
Tam bir sorumsuzluk
·
İşten kovulma
·
Temel konularda başkalarına yada kurumlara bağlılık
Etkili
kişiler 3. Ve 4.karelere yaklaşmazlar bile. Çünkü bunlar acil olsun yada
olmasın önemli değillerdir. Ayrıca 2.karede daha fazla zaman geçirerek 1.kareyi
olması gereken boyutlara indirirler.
2.kare
etkili kişisel yönetimin kalbidir. Acil değil de önemli olan şeylerle
ilgilenir. İlişkileri geliştirmek, kişisel misyon bildirimi yazmak, uzun vadeli
planlar yapmak, alıştırmalar,önleyici bakım,hazırlık yapılması gerektiğini
bildiğimiz ama acil olmadıkları için nedense ender olarak ilgilendiğimiz
konularla.
SONUÇLAR:
·
Vizyon, perspektif
·
Denge
·
Disiplin
·
Denetim
·
Az sayıda kriz
Peter
Drucker’ın söylediklerini şöyle yorumlayabiliriz: Etkili kişilerin zihinleri
soruna değil fırsatlara açıktır. Onlar fırsatları besleyip sorunları
kuruturlar. Önlemleri önceden düşünürler. Hemen dikkat gerektiren dev 1.kare
krizleri ve acil olaylarla karşılaşırlar ama, bunların sayıları göreceli olarak
azdır. Dikkatlerini 2.karenin yetenek geliştirici, acil değil de önemli olan
etkinliklerine vererek Ü ve ÜY dengesini korurlar.
Zaman
yönetimi tablosunu göz önüne alarak, şimdi başta sorulan soruları nasıl
yanıtladığınızı düşünün. Hangi kareye uyuyor? Bunlar önemli mi? Acil mi?
İster
bir üniversite öğrencisi,ister bir fabrika işçisi veya ev kadını veya moda
yaratıcısı yada bir şirketin yönetim kurulu başkanı olun, 2.karede ne
bulunduğunu sorar ve onu yakalamak için gerekli proaktiviteyi oluşturursanız,
başarılı sonuçlara varırsınız. Çünkü ileriyi düşünmüş, kökler üzerinde çalışmış
ve olayların krize dönüşmesini engelleyecek önlemleri almış olursunuz. Zaman
yönetimi dilinde bu “Pareto İlkesi” diye bilinir. %20 etkinlikten, %80 sonuç
doğar.
“HAYIR” DEMEK
İÇİN NE GEREKİYOR?
Başlangıçta 2.kare için ayrılacak
zamanın tek kaynağı, 3. Ve 4.karelerdir. 2.karede çalışabilmek için proaktif
olmanız gerekir. Çünkü 1. Ve2.kare sizin üzerinizde çalışır. 2.karedeki önemli
şeylere “evet” diyebilmek için diğer etkinliklere ve bazande acil olduğu anlaşılan sorunlara “hayır”
demeyi öğrenmeniz gerekir.
Sizin için nelerin daha önemli
olduğuna karar vermeli. Ve sonrada diğer şeyler konusunda nazik nazik,
gülümseyerek,özür diliyormuş gibi davranmadan “hayır” deme cesaretini
göstermelisiniz. Bunu da içinizde alev alev yanan daha büyük bir “evet” olduğu
takdirde başarabilirsiniz. Çoğu zaman “iyi”, “en iyi” nin düşmanıdır.
2.karenin odağı, bir ilke
merkezinden doğan paradigmadır. Ben-merkezli bile olsanız, sonunda soluğu 1. Ve
3.karede alır ve anlık isteklere uyarak hareket edersiniz. Özgür iradeniz tek
başına sizi merkezinize karşı disipline sokmaya yetmez.
İçinizde daha büyük bir “evet” alev
alev yanmadığı takdirde, 3.karenin çekiciliğine yada 4.kareye kaçmanın vereceği
zevke “hayır” demeniz hemen hemen olanaksızlaşır. Kendinizi, programınızı
inceleyecek kadar tanıyorsanız ve “evet” diyebileceğiniz yeni,eşsiz,ilke-merkezli
bir program yaratacak hayal gücü ve vicdanınız varsa, ancak o zaman önemsiz
şeylere gerçek bir gülümsemeyle “hayır” cevabını verecek kadar özgür iradeniz
olabilir.
İnsanın
yapamayacağı işi yapabilecek birine havale etmesi, her ne kadar kolay ve hatta
tembelce gibi görünse de, bu işin bir yanında nefsin “bunu en iyi ben yaparım”
hezeyanını aşmak var.
2.KAREYE
GEÇMEK
Her kuşak, kendisinden öncekinin
temelleri üzerine kurulduğu için, ilk üç kuşağın güçleri ve bazı araçları, 4.sü
için temel malzemeyi sağlar. Ancak 2.kareye geçmek, ilke-merkezli olmak ve
gerçekten öncelikli olan işleri yapabilmek için kendimizi yönetmek açısından,
bize güç verecek yeni bir boyuta, paradigmaya ve uygulamaya da ihtiyacımız var.
2.KARE
GEREÇLERİ
2.kare yönetiminin amacı,
yaşamlarınızı etkili bir biçimde yönlendirmektir. Bunu, bir ilke merkezinden ve
kişisel misyonunuzu bilerek yapmanızı sağlar. Odak noktası hem önemli ve hem de
acil şeylerdir. Üretimimizi arttırmakla, üretim yeteneğimizi arttırmak
arasındaki dengenin (Ü/ÜY) sürdürülmesini de öngörür.
2.karede
işleri örgütleyen birinin, altı önemli ölçütle tanışması gerekir:
1)TUTARLILIK:
Tutarlılık;vizyonunuzla misyonunuz,rollerinizle hedefleriniz,önceliklerinizle
planlarınız, isteklerinizle disiplininiz arasında bir uyum,birlik ve bütünlük
olduğunu ileri sürer. Ajandanızda, hem rolleriniz hem de kısa ve uzun vadeli
hedefleriniz içinde bir yer bulunmalıdır.
2)DENGE:
Gereciniz dengeli bir yaşam sürdürmenize, çeşitli rollerinizi tanımlamanıza ve
onları göz önünden ayırmamanıza yardımcı olmalıdır. Böylece
sağlığınız,aileniz,profesyonelce hazırlıklarınız yada kişisel gelişiminiz gibi önemli konuları
ihmal etmezsiniz.
3)2.KARE
ODAĞI: Krizlere öncelik tanımak yerine, onları önlemeye çalışacaksınız. Bence
bunu yapmanın en iyi yolu, yaşamınıza haftalık düzeyde bir düzen vermektir. Bu
arada gündelik planları da uygulayıp öncelikleri sıraya dizebilirsiniz. Ancak
asıl hamle, haftayı düzenlemektir.
Haftalık
düzenleme gündelik düzenlemeye oranla daha iyi bir denge ve daha geniş bir
bağlam sağlar.
Anahtar, programınızda ki
işleri önceliklerinize göre sıralamak değil, öncelikli işleri programlamaktır. Buda en mükemmel biçimde,
bir haftalık zaman birimi içinde yapılabilir.
4)
“İNSAN” BOYUTU: Size yalnızca programlarla değil, insanlarla da ilgilenen
bir gereç gereklidir. Zaman konusuna verimlilik açısında bakabilirsiniz. Ama
ilke-merkezli bir kişi, insanlarla ilişkilerinde etkililik bağlamında düşünür.
Bazen ilke-merkezli 2.karede yaşamak, programların insanlara feda edilmesini
gerektirir. Kullandığınız gerecin bu değeri yansıtması zorunludur. Bu gereç,
programa uyulmadığı zaman suçluluk yaratmak yerine, yürütmeyi
kolaylaştırmalıdır.
5)
ESNEKLİK : Planlama aracınız size hizmet etmelidir. Asla efendimiz olmamalıdır.
Sizin için çalışması gerektiğine göre sizin tarzınıza, gereksinimlerinize ve
sizin davranışlarınıza göre biçilmiş olmalıdır.
6)
TAŞINIRLIK : Kullandığınız gereç ayrıca taşınabilecek türden olmalıdır. Böylece
onu çoğu zaman yanınızda götürebilirsiniz.
KENDİNİ 2.KAREDE YÖNETEN BİRİ OLMAK
2.Kare
etkinliklerinin düzenlenmesi dört temel etkinliği içerir.
1)ROLLERİ
TANIMLAMA : İlk göreviniz temel rollerinizi bir yere yazmaktır. Yaşamınızda
üstlenmekte olduğunuz rolleri ciddi bir biçimde düşünmediyseniz, o zaman hemen
aklınıza gelen şeyleri not edebilirsiniz.
2)HEDEF
SEÇME : Bundan sonraki adım şudur: Önünüzdeki yedi gün içinde her bir rolünüzde
elde etmeniz gereken iki yada üç önemli sonucu düşünün. Bunlar hedef olarak
kaydedilmelidir.
İdeal
olan bu kısa vadeli hedeflerin kişisel misyon bildiriminizde belirttiğiniz uzun
vadeli hedeflerle bağlantılı olmalarıdır.
3)PROGRAMLAMA
: Şimdi önümüzdeki haftaya hedeflerinizi göz önüne alarak bakıp bunlara ulaşabilmek
için zamanınızı da programlayabilirsiniz.
Rollerinizi
belirledikten ve hedeflerinizi seçtikten sonra, her hedefi ya öncelikli konu
olarak yada daha iyisi, özel bir randevu gibi haftanın belirli bir gününe
atayabilirsiniz. Ayrıca yıllık yada aylık takviminize bakıp daha önce verdiğiniz
randevuların üzerinde durarak bunların değerini hedeflerinize göre
saptayabilir, bazılarını programınıza alıp bazılarını erteleyebilir yada iptal
edebilirsiniz.
2.Karenin
haftalık program oluşturma ilkesi önemli işlere öncelik vermenizi sağlarken,
bir yandan da beklenmedik olaylarla başa çıkmak, gerekirse randevuları
kaydırmak, başkalarıyla ilişki ve iletişimlerin tadına varmak, beklenmedik
olaylardan keyif almak için gerekli olan özgürlük ve esnekliği sağlar. Bu sayede
haftanızı, yaşamınızın her alanında önemli hedeflere ulaşmak için proaktif
biçimde düzene koyduğunuzu da bilirsiniz.
Asrın mütefekkiri Bediüzzaman Said Nursi “gaye-i hayal olmazsa
enaniyet kuvvetleşir, eneler hedefin etrafında döner,varamaz” diye özetlemiş
meseleyi. Yapılan araştırmalar, hayatının değişik kısımları için
(şahıs,aile,iş, cemiyet hayatı) hedefler tespit edip hayatını buna göre tanzim
eden kimselerin daha başarılı olduklarını ortaya koyuyor. Bu hedefleri yazmak
ve önem sırasına göre sınıflamak da bu prensibin gerçekleşmesinde yardımcı
oluyor.
4)GÜNDELİK
UYUM : 2.Karenin haftalık düzene oturtulmasıyla, gündelik planlama, daha çok
güne uyum sağlama, etkinlikleri önceliklerine göre sıralama ve beklenmedik
olaylara, ilişkilere ve deneyimlere anlamlı bir biçimde karşılık verme işlevine
dönüşür.
Her
sabah birkaç dakikanızı programınızı gözden geçirmeye ayırırsanız, haftanızı
düzenlerken verdiğiniz değerlere dayanan kararları ve ortaya çıkabilecek
beklenmedik etkenleri görürsünüz.
Gününüzü gözden geçirirken, rollerinizin ve hedeflerinizin, size özgü
denge duygunuzdan gelen doğal bir sıralama sağladıklarını da anlarsınız. Bu,
kişisel misyon anlayışınızdan doğan, daha yumuşak, sağ beyine özgü bir
sıralamadır.
2.KAREYİ
YAŞAMAK
Tekrar
bilgisayar benzetmesine dönersek, 1.Alışkanlık, “Programcı sensin” 2.Alışkanlık
ise “Programı yaz” derse, 3Alışkanlık da, “Programı çalıştır”, “Programı yaşa”
der. Bunu yaşamak ise öncelikle özgür irademizin, disiplinimizin, kişisel
bütünlüğümüzün ve vaatlerimizin işlevidir. Birde kısa vadeli hedefler ve
programlara yada anlık isteklere değil
de, hedeflerimize,programlarımıza ve yaşamımıza anlam ve canlılık veren doğru
ilkelere ve en derin değer kavramlarımıza olan bağlılığımızın işlevidir.
Ancak
2.Alışkanlık yüreğinizin ve zihninizin derinliklerine yer etmişse, o yüksek
değerler sizi zorlar. Programınızın bu değerlere tabi olmasına dürüstçe izin
verebilirsiniz. Uyum sağlayabilir, esnekçe davranırsınız. Programınızı
uygulayamadığınız yada değişiklik yaptığınız zaman, kendinizi suçlu gibi
hissetmezsiniz.
DÖRDÜNCÜ
KUŞAĞIN KAYDETTİĞİ İLERLEMELER
Üçüncü
kuşağın verimlilik paradigması, insanlar
nesnelerden daha önemlidir ilkesiyle uyum içinde değildir. Dördüncü kuşak
bu ilkeyi kabul eder. Bu 2.karede bir süre geçirmeniz, ilkeleri anlayarak
onları yaşamınızın merkezi haline getirmeniz, günlük kararlarınızı
yönlendirmesini istediğiniz amaç ve değerleri iyice belirlemeniz için sizi
teşvik eder.
Kendini
yönetme bakımından dördüncü kuşak, üçüncüsünden beş önemli nedenle daha
ileridir.
BİRİNCİSİ,İLKE-MERKEZLİDİR.
2.kareye lafla bağlı değildir; zamanınızı, gerçekten önemli ve etkili olan
şeylerin çerçevesinde görmenize olanak veren merkez paradigmasını yaratır.
İKİNCİSİ,
VİCDANINIZ TARAFINDAN YÖNLENDİRİLİR. Yaşamınıza elinizden geldiğince en köklü
değerlerinizle uyum sağlayacak biçimde düzen vermeniz için size fırsat sağlar.
Aynı zamanda, daha yüksek değerlerle çatıştığında programınızı huzur içinde
özgürce ertelemenize izin verir.
ÜÇÜNCÜSÜ,
DEĞERLER VE UZUN VADELİ HEDEFLER DE DAHİL OLMAK ÜZERE, KENDİNİZE ÖZGÜ
MİSYONUNUZU TANIMLAR. Buda günlük yaşantınıza yön ve amaç verir.
DÖRDÜNCÜSÜ,
ROLLERİNİZİ BELİRLEYEREK DENGELİ BİR YAŞANTINIZ OLMASINA YARDIM EDER. Bütün
kilit roller için her hafta hedef saptayıp etkinlikleri programlar.
BEŞİNCİSİ,
HAFTALIK DÜZENLEMEYLE DAHA FAZLA YOĞUNLUK SAĞLAR. (Gerektiğinde gündelik
uyarlamalarda yapar) Bunu, gündelik programın kısıtlayıcı görüş açısını
etkisizleştirerek, kilit rollerinizi gözden geçirmenizi ve en derin
değerlerinizi gözden geçirmenizi sağlayarak yapar.
Bu
beş özelliğin hepsinin de pratik bir yanı vardır. Birinci odak noktası,
ilişkiler ve sonuçlardır. İkinci odak noktası ise, zamandır.
YETKİ
VERMEK : Ü VE ÜY’Yİ ARTTIRMAK
Bütün
yaptıklarımızı, zamana yada insanlara yetki vererek başarırız. Zamana yetki
veriyorsak verimliliği; başka
kişilere yetki veriyorsak da etkili
olmayı düşünüyoruz demektir.
Birçok
kişi başkalarına yetki vermeye yanaşmaz. Çünkü bunun çok zaman ve çaba
gerektirdiğini, işi kendisinin daha iyi yapacağını düşünür. Oysa, başkalarına
etkili biçimde yetki vermek, belki de insanları harekete geçirmesi bakımından
var olan en güçlü etkinliktir.
Sorumluluğu
eğitilmiş, usta kişilere devretmek, enerjimizi diğer güçlü etkinliklere
yöneltmemizi sağlar.
Biz
burada kişisel yönetim ilkeleri üzerinde duruyoruz ve başkalarına yetki verme
yeteneği, yönetici ile bağımsız üretici rolleri arasındaki temel farkı
oluşturduğu için, yetki verme konusuna kişisel yöneticilik becerileriniz
açısında yaklaşıyorum.
KAPTANLIK
YETKİSİ VERMEK
Kaptanlık
yetkisi vermenin odak noktası yöntemler değil,sonuçlardır. Bu, insanlara
yöntemi seçme hakkını tanır ve sonuçlardan sorumlu olmalarını öngörür.
Kaptanlık
yetkisi vermek, beş alanda ki beklentiler bakımından peşinen karşılıklı anlayış
ve bağlılığı gerektirir.
1)İstenilen
sonuçlar: Başarılması gereken şeyin karşılıklı olarak, iyice anlaşılmasını
sağlayın. Odak noktası olarak nasılı değil,neyi; yöntemleri değil, sonuçları
seçin. Zaman harcayın. Sabırlı olun. İstenilen sonucu hayal edin.
2)Kılavuzlar:
Bu kişinin içinde çalışması gereken parametreleri saptayın. Verilen işin
başarısızlığa uğrayabilecek yanlarını biliyorsanız, onları açıklayın. Dürüst ve
açık sözlü olun. Bu insana bataklığın nerede olduğunu, vahşi hayvanların ne
tarafta beklediklerini söyleyin. Ona ne yapmaması
gerektiğini söyleyin.
Ama
ne yapması gerektiğini söylemeyin. Sonuçların sorumluluğunu kendisine bırakın.
Gerekli şeyleri konulan sınırlar içinde yapmasını söyleyin.
3)Kaynaklar:
Bu kişinin, istenilen sonuçları elde etmesi için yararlanabileceği insani,
maddi,teknik ve kurumsal kaynakları tanımlayın.
4)Hesap
verme sorumluluğu: Sonuçların değerlendirilmesinde kullanılacak çalışma
standartlarını oluşturun. Sonuçların rapor edileceği ve değerlendirmenin
yapılacağı belirli zamanları da açıklayın.
5)Sonuçlar:
Gelişimin sonucunda ortaya çıkacak iyi yada kötü sonuçları belirleyin. Bu,
maddi ve manevi ödülleri, başka göreve atamaları ve bir kuruluşun kapsamlı misyonuna
bağlı doğal sonuçları da içerebilir.
Zamanını birebir esasına göre yetki vererek
değerlendiren iyi örgütlenmiş bir kurumun çok işi az zamanda düzene
sokabileceğine inanıyorum. Ama bunun için sadece üretim değil, insanın içindeki
yönetime talip olma yetisi gereklidir. Odak noktası etkili olmaktır, verimlilik
değil.
İnsanlara yetki vermeyi istemek, eğitim ve
gelişimiyle ilgilenmek gerekir.
Kaptanlık yetkisini vermekle ilgili ilkeler doğrudur
ve her türlü duruma yada insana uygulanabilir. Olgunlaşmamış insanlar söz
konusu olduğunda daha az hedef tanımlar ve daha fazla kural koyarsınız. Daha
fazla kaynak gösterir, daha sık hesap istersiniz ve daha çabuk değerlendirmeler
yaparsınız. Daha olgun kişilerle, istenilen sonuçlar daha zor olabilir.
Kurallar daha azdır. Hesaplaşmalarda öyle. Kıstaslarda fazla ölçülemez, ama
daha belirgindirler.
Yetkilerin etkili bir biçimde devri, belki de etkili
yöneticiliğin en iyi belirtisidir. Çünkü bu hem kişisel ve hem de kurumsal
gelişimin temelini oluşturur.
2.KARE PARADİGMASI
İnsanın kendisini yada yetki verme yoluyla başkalarını etkili bir
biçimde yönetmesinin sırrı bir teknik, araç yada gerçek bir etkende saklı
değildir. Bu, aciliyet yerine önem merceğinden bakmanız için size güç veren
2.kare paradigmasının bir parçasıdır.
Bir 2.kare örneği geliştirmek için çalışırken,
yaşamınızın her haftasında, organizasyon ve uygulama yeteneğinizi, en derin
önceliklerinizin etrafında gitgide arttırırsınız. Yaşamınızı etkili bir biçimde
yönetmek için başkalarına yada bir şeylere gereksiniminiz olmaz.
İşin ilginç yanı, yedi alışkanlığın her biri
2.karede mevcuttur. Hepside temelde önemli olan şeylerle ilgilidir. Sürekli ve
düzenli bir biçimde yapıldığı takdirde, yaşamlarımızı çok olumlu bir biçimde
değiştirecektir.
UYGULAMA ÖNERİLERİ
1. İhmal edildiğini bildiğiniz bir 2.kare etkinliğini belirleyin. Bu,
doğru yapıldığı takdirde kişisel yaşamınız yada meslek hayatınızda önem
taşıyacak bir etkinlik olmalı.
2. Bir zaman yönetimi kalıbı hazırlayın ve her
karede zamanınızın yüzde kaçını geçirdiğinizi saptayın. Sonra üç günlük bir
sürede on beşer dakikalık aralıklarla not alın. Hesabınız ne kadar doğru?
Zamanınızı harcama tarzınızdan hoşnut musunuz? Değiştirmeniz gereken nedir?
3. Sorumluluğu başkalarına devredebileceğiniz
işlerin bir listesini yapın. Yetki verebileceğiniz yada bu alanda sorumluluğu
yüklenmeleri için eğitebileceğiniz kişilerinde bir listesini hazırlayın. Yetki
verme yada eğitme işlemini başlatmak işlemini başlatmak için neler gerektiğini
düşünün.
4. Önümüzde ki haftayı düzenleyin. Bu işe o
haftadaki hedeflerinizi ve rollerinizi yazarak başlayın. Sonra bu hedefleri
belirli bir etkinlik planına aktarın. Hafta sonunda bir değerlendirme yapın.
Planınız köklü değerlerinizi ve hedeflerinizi, günlük yaşamınıza ne dereceye kadar
taşıyabiliyor? Bu değerler ve hedefler bakımından kişisel bütünlüğünüzü ne
dereceye kadar koruyabildiniz.?
5. Her haftayı düzenlemeye karar verin ve bunu
yapmak için bir zaman belirleyin.
6. Ya şimdiki planlama aracınızı bir dördüncü kuşak
aracına dönüştürün, yada öyle bir araç bulun.
7. Bir 2.kare örneğinin etkisini iyice kavrayabilmek
için “büroda bir 2.kare günü”nü (B Eki) inceleyin.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder