Toplantı Düzenleme

    Şirketlerde yöneticiler toplantılar yaparak yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya bilgi akışını sağlamaktadırlar.

Toplantılar; birçok kişiye kısa bir sürede veya aynı anda bilgi aktarmak, karar almak veya farklı görüşleri öğrenmek nedeniyle düzenlenir.

Toplantı Amaçları

* Bilgi alış-verişi ve sorun belirleme
* Bilgilendirme, haberdar etme
* Sorun çözme
* Eğitim
* Karar alma
* Koordinasyon, katılımcıları aynı anda bilgilendirerek aralarında birlik ve beraberliği sağlamak

Toplantı Çeşitleri

* Sohbet toplantıları
* Konferanslar
* Kongreler
* Açık Oturumlar
* Paneller
* Forumlar
* Seminerler
* Resmi Toplantılar

Toplantı türlerini belirleyen faktörler:

* Katılımcıların sayısı ve özellikleri.
* Tartışmanın süresi.
* Ne şekilde bilgi verileceği. (Tebliğ ya da tartışma)
* Toplantı akışı.
* Toplantının yürütülmesinde uygulanacak kurallar.

Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi

Toplantı Düzenleme (2)

Toplantı Düzenlemede Sekreterin Görevleri

* Amaca uygun bir toplantı mekanı ayarlamak.
* Toplantıya katılacak kişileri, toplantı yeri-saati-tarihi konularında bilgilendirmek.
* Gündemi yazmak, çoğaltarak dağıtımını yapmak.

Amaca uygun bir gündem için yapılması gerekenler:
* Toplantı dosyasının oluşturulması.
* Gündemin, katılımcılara önceden dağıtılması.
* Yapılacak iş maddelerinin belirlenmesi.
* Gündem girdilerinin belirlenmesi. (Öneriler istenmesi, toplanması.)

* Yöneticisinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak, kendisini uyarmak.
* Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak.
* Toplantı mekanı düzenlemelerinin tümüyle ilgilenmek.
* Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek.
* Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak.
* Toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da bizzat hazırlamak.
* Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılması, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak.

Sekreterin Toplantı Sonrası Yapması Gerekenler

* Alınan kararların toplantıya katılanlara sunulması.
* Toplantıda bazı komiteler kurulması kararlaştırılmışsa ilgililere duyurulması.
* Alınan kararlara göre ilgili kişi ya da kuruluşlara teşekkür ya da tebrik mektuplarının yazılması.
* Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda hatırlatıcı ve yardımcı olmak.
* Toplantıya ait tüm evrakın dosyalamasının yapılması.

Toplantıya Ev Sahipliği Yapılıyorsa Sekreterin Görevleri

• Yapılmak istenen değişikliklere zaman kalacak şekilde erken saatte toplantı mekanında olmalı.
  * Toplantı mekanının arzu edilen düzende olmasını sağlamalı.
  * Masaların üzerine not kağıdı/kağıt bloklar ve kalem gibi araçları yerleştirmeli.
  * Yiyecek ve içecek düzenlemesiyle ilgilenmeli.
  * İsim kartları kullanılacaksa hazırlanmasında ve kullanılmasında bizzat görev almalı.
  * Toplantı sırasında katılımcıların istek ve ihtiyaçlarıyla ilgilenmeli.
  * Molalarda katılımcılar arasında dolaşıp, ihtiyaç belirlemeli. Bunu yaparken sosyal bir toplantıda değil iş toplantısı ortamında olduğunu unutmamalı.
  
  Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi