İsmail Özyiğit
Yazarı:Richard J.Dunsing
- Tanıtım:Yararlı ve Vrimli Toplantının yollarından ve belirli kuruluşların toplantılarından bahsedilmiş.
- Metodu:Toplantılardaki hataların nedenleri ve çözüm yolları.
- Üstünlükler:Yazar problemleri anlatırken hayali değil hepsini yaşamış olarak anlatmış.İnsan unsuru üzerinde önemle durulmuş.
GİRİŞ:
Kitaba başlarken iki noktayı
göz önünde bulundurdum:
- Toplantıların çoğunlukla kötü ve ürkütücü bir niteliğe sahip olması
- Toplantıların çok daha iyi olabileceğıne olan inancım
Toplantılara değişik
sıfatlarla katıldım.yonetim danışmanı olarak katıldığımda nelerın
değişebileceği hakkında kararımı verdim.
Birinci bölümde sorunla
ilgili farklı anlayışlar arasında bağıntı kurmaya çalıştım. ikinci bölümde
yapılan düzenlemenin etkilerini araştırdım.Bu bölümde iş dünyasını guruplara
ayırdım.Bu gurupar örnek olarak alınabilir.
Bolüm 1: TOPLANTILAR NİÇİN BU
KADAR TATSIZ?
“Roma yanarken neron lir
çalıyordu”sözü hep aklımı kurcalamıştır.Yirmi yıllık tecrübem sonocunda şu
sonuca vardım:
Neron o sırada
toplantıdaydı...
Altı saatlik toplantı
sonucunda iki kısının midesine kramp girmiş, üçkişinin de uzun süre aynı
durumda oturmaktan dizleri tutulmuştu.Şarap molası konusunda anlaşmaya varılmış
ama diğer meseleler çozümlenememişti.
Şirket toplantılarının
çoğu böyle geçer. Toplantılarda yaşanan en yoğun duygular,huzursuzluk, aşırı
can sıkıntısı ve bıkkınlıktır.Aşağıdaki maddeler toplantılardaki sıkıcılığı
bıraz hafifletebilir:
. Neler olup bittiğini ve
bunların nedenlerini anlayın
. Ttoplantıların,
katılanları nasıl etkiledığini gorün
. Olumlu ve olumsuz
yanlarıyla birlikte elde hangi
seçeneklerin bulunduğunu belirleyin
Ne tür bir toplantı?:
Burda çoğunlukla
kendilerinden enerji, bağlılık ve yetenek isteyen birer işe sahip olan
kişilerin katıldığı iş toplantılarından bahsedeceğiz.Bu katılımlarda gurup
üyeleri, sorun çözme, hedeflerin ve önceliklerin belirlenmesi veya sadece
karşılıklı ihtiyaçların,umutların,endişelerin birbirine aktarılması üzerinde dururlar.
Şirket İlkelerini Yansıtan Toplantılar:
Her toplantının,o işletmenin
yönetim tarzı ve ilkeleriyle kaynaşmış kendine özgü bir dünyası vardır.
Toplantının Boyutları:
Toplantının boyutları
yönetim tarzının boyutlarıyla sınırlıdır.Öyleise toplantılar,bir işletmedeki yönetimin hemen
her yönüyle ilgilidir.İşletmedeki genel yönetim tarzını etkileyen tüm
faaliyetler ile toplantıları etkileyen faktörler aynıdır. Bu durum toplantıda yapılacak
değişikliklerde dikkate alınmalıdır
Toplantılara İlişkin Şikayetler:
Gerek yönetenlerin gerekse sadece katılanların,işte bu “boyle
gelmiş boyle gider”duygusundan ötürü
toplantılardan zevk alamıyor ve başarılı olamıyorlar.
Bazı şikayetler:
- İnanır mısın bu hafta
katıldığım dördüncü toplantı
- Saat 12.30 da bitecekti
- Hher şeyi bil, her şeyi gör
ve haberdar ol
- Patronun bu defa ne
isteyeceğini bilen var mı
- Nneden hala başlayamıyoruz?
- Henüz patron gelmedi
Toplantı Maaliyeti :
Toplantılarda kaybedilen
zaman ve toplantıya katılanların ücreti onemlidir.Diğer bir
maaliyet de toplantı havasının insan hayatına ya bir şeyler eklemesi veya ondan
bir şeyler koparmasıdır.
Eylemsizliğin Etkisi:
Mektuplar,raporlar ve
diğer belgeler masalarda yığılmaya başlar.Yani, depolama sureci başlar.
Yönetici toplantıdan çıktığı zaman kendisiyle gorüşmek isteyen bir sürü insan vardır.
İşe yaramayan
toplantıların hayatın bir parçası olduğunu kabullendiğiniz zaman tuzağa düşmüş
olursunuz. Böyle yaparsanız sistemi tıkar,iş hayatının kalitesini
düşürürsünüz.-Yöneticilik, değişmesi
gereken şeylerin değiştirilmesi dir.Mevcut durumun yönetimi yöneticilik
değildir-.
Sonuçsuz Toplantı:
Büyük bir enerji harcanır
ama hedef yoktur.katılanlar “akttifler”ve “pasifler”olarak iki gurupta ele
alınabilir.Aktifler sesizliği bozmaya
çalışır,pasifler hiçbir şeye karışmak istemezler.Pasifler birini bularak onunla
eğlenirler.Boylece sonuçsuz toplantıların
eğlence yanı ağır basar.Aynı zamanda karşılıklı atışmalar vardır.
Bir dönme dolap gibi
,bitmek tükenmek bilmeyen daireler çizerek sürüp giden bir toplantı,ilgisiz
konuşmalar ve eleştirilerle sonuçsuz kalmaya mahkumdur.
Toplantı Yerine Geçen
Yöntemler:
Yönetici, başkaları arcılığı
ile çözüme ulaşan kişidir.Toplantı,aşağıdaki iletişim araçlarından biridir
- İstatistik bilgiler ve
raporlar
- Notlar,mektuplar ve
yazıyla iletilen diğer bilgiler
- Telefon konuşmaları
- Toplantılar
- Karşılıklı konuşmalar
Eldeki bu seçenekler duruma göre değerlendirilmelidir.Karşılıklı konuşma en etkili yoldur.Yönetici,toplantının amcını,katılan
kişilerin yeteneklerini ve kendi yönetim tarzını anlamışsa toplantının ne zaman ve nasıl yapması
gerektiğini bilir. Bütün bunları bilmiyorsa yanlış seçimler yapar ve sonnuçsuz
toplantıların ağına düşer.
Hiç Toplanmazsak Ne olur?
Bu hiç bir şeyi
çözümlemez.Diğer yöntemleri çok iyi kullanmak gerekir ama sonra yine problem
çıkar.
Bölüm 2: NEDEN
VAZGEÇEMİYORUZ?
İyi toplantılar için
iyi örnekler gerekir.Başarılı guruplarda şu özelliker görünür
-Her üye,kendi tarzına göre
verimlidir,
-Dürüst ve açıktırlar.başkalarını güç durumda
bırakmadan doğruyu söylerler
sorunlara olan ilgileri o kadar yoğundur ki, çoğu zaman gürültülü olur.eleştirilerden korkmazlar.
-Toplantıdan
sıkılmazlar,uyumludurlar
-Kimse kimseyi küçük düşürmez
-Gurup olarak başkalarını da
yardıma çağırrırlar
Boşluğun Doldurulması:
Önlerinde iyi bir örnek
olmadan toplantıya gidenler, kaçınılmaz olarak kötü örnekler
öğrendiklerini uygularlar.Bu durum yönetilenler için kötümser bir
vakit,ölü
bir sonuçve cezalandırıcı bir nitelik taşır.
Toplantıyla İlgili Boş
İnançlar:
Toplantıların ne olması
gerektiği ve özellikle nasıl yönetilmesi gerektiğine ilişkin birkaç efsane
vardır.
Efsane 1:Başkan
toplantının başarısından sorumlu olan kişidir.
Başkan konunun çerçevesini çizip tempoyu belirlemek zorundadır.Toplantı
yükünü
toplantıya katılanların hepsi yüklenmelidir.Bu önemli bir noktadır.
Efsane 2:Toplantının
başarısı için başkanın sıkı denetimi şartır.
Böyle bir denetim dikkatle yapılmış bir plan gerektirir.Konuların
sınırlarını ve konular
arasındaki ilişkilerin sağlanmasını gerektirir.Aynı zamanda başkan bir
trafik polisi
gibidir.Konuşmalara o izin verir.Önerileri bir cümleyle kabullenilmez
sonuçlara
götürür.Bu fazla benimsenen bir usül değildir.Çünkü toplantıya
katılanların fikirlerini
alma yoktur.Bu katı denetim;
1-Katı bir gündem anlayışıyla yani başkan,katılanların gündemi
belirlemede rol
oynamalarına izin vermez.
2-Anayasal kurallarla olurki bu da büyük toplantılar için
gereklidir.Bunlar yasal yapısı
olan toplantılar için geçerlidir. Ufak gruplarda ise verimliliğe engel
olur.
Efsane 3:Gurubun karara
katılması her durumda geçerlidir.
Aşırı denetim nasıl uygun değilse aşırı katılımda uygun değildir.Bazen
aşırı katılım bir keşmekeşe
dönüşebilir.Yöneticinin burda yaptığı hatalar şunlardır:
-Herkesin mutlaka iştirak etmek
istediğini sanır.Sonra “burda her şey konuşulabilir”
diye herkese bir açık kapı açar.Fakat bir türlü kendi istediği kararı
toparlayamaz.
-Sınırlar çizili değildir.
-En basit konuları dahi katılanlara
sunar.Önemli konuları kendisi karara bağlar.
-Toplantıda gurupların
temsilcilerini seçip onlarla görüşmeyi akıl edemez.
Bu şekildeki çoğulcu katılımlarda yönetici akıntıya karşı kürek
çekmektedir.
Katılım iyidir ama yönetim şarttır.
Efsane 4:Herkes saygılı
olursa toplantı mutlaka başarılı olur.Bazen katılanlar arasındaki yüksek
gerilimi önlemek için yönetici onlara nezaketle davranır.,Sonra katılanlar
birbirine yapay iltifatlar yağdırır.Ama gerçek fikirler ortaya çıkmaz.Başkan
toplantıya hakim olmadığından dolayı güçlü duygu ve görüşleri denetim altına
alır.Kendini korur ve kalın bir kibarlık tabakasına bürünür.
Efsane 5:Herkesle olumlu
ve etkili ilişkilere girmek iyi yöneticiliktir.
Güven ve açıklık,başkalarının adına konuşan ve karşılıklı yararların
korunacağından emin olan küçük gruplardan daha iyi sonuç verir.Herkesle iyi
ilişkilerde olmak iyidir
ama bir toplantıda bunu yapmak zaman kaybıdır.
Toplantılarda Oynanan
“Oyunlar”:
Bir gündeme bağlı olarak
yapılarak toplantılarda psikolojik oyunlar oynanır.Fakat
bunlar makul,mantıklı dürüst görüşler olarak görülür.
- “Ne Müthiş Bir İnsanım”, Oyunu.
-Günün mucizeleri: Herkes kendi
tezgahında kendini mükemmel göstermekle
meşguldür.Sorun çözme yoktur.
-Ne güçlükler başardık: Günün
mucizesini daha mükemmel göstermektir.
-Ne kadar sıkı çalışıyoruz:
Çoğunluğun sempatisini kazanmak,harcanan emeğe değer
verenlerin de beğenisini kazanmak.Galip olan büroya veya işe ilk girip
son çıkan olur. -- -Halının altına
süpürmek; Sorunları başarıyla halının
altına itebilmek,gözardı etmektir
Başkasının halısının altındakileri ortaya çıkarmaya çalıştığınızda
misilleme olarak sizin halınızın altındakilerde ortaya çıkarılabilir.
Suçlama Oyunları:
Bu tür oyunlarda en iyi
savunma hücumdur.
-”Böyle yapmasalardı .....”;
Olmamış olayın sorumluluğunu başkasınayüklemektir.
-Çamur atmak: Bu oyunda “Evet
ama .....” taktiğidir.En iyi iş bile çok kötü gösterilebilir.
Toplantı asıl amacından sapıp atılan çamurun konu edildiği bir toplantı
olmuştur.
-Ateş et: Burada sorun görmezlikten
gelinir ve karşılıklı atışma başlar.
-Seni kıstırdık: Hata yapanın
üzerine çullanılır.
-Küt-Pat: Açıktan
saldırı,yumruklar bile konuşabilir.
Acındırma Oyunları:
Kendini yere atarak
saldırının etkisinden kurtulmaktır.Burada “Zavallı ben” portresiş
vardır.Bu oyun türüne birkaç örnek;
-Beni tekmele: Yukarıdakine
benzer bir oyundur.
-Soluksuz kalan patron: Kişinin
herşeyi hallediyormuş gibi görünmesi ama aslında öyle olmayışıdır.İhtiyaç
sahiplerine sana bunları yapacaktım ancak görüyorsun çok meşgulüm.
Bunların ötesinde asıl oyun
işler karşısında kendi kendimizi yönetip gerçekleri kabullenmek ve işleri
çözmektir.
Başarımızı Engelleyen
Saplantılar:
Her grubun bazı şeyleri
değiştirmek için bir ilk adımı vardır.Ancak bunu atmak pek
zordur.Çünkü ilk adımın sonucuna ilişkin bazı yersiz önyargıları
vardır.Bu,cesaretilerini
kırar.Kendilerinin güçsüz olduğu saplantısına kapılırlar.
Katı alt ve üst
ilişkilerinin bulunduğu yerlerde kişiler verimli görüşlerini anlatma
cesaretinden yoksun olurlar.
Toplantılara Katılmasaydık
Daha İyi Yönetirdik:
Bazı insanlar toplantı tutkunu haline gelir.Vakitlerinin çoğu bu
toplantılara koşturmakla geçer.Bu durum alınan kararların harekete
geçirilmesini geciktirir.
Kişinin bu olumsuzları düşünmesi bile kimi zaman onu toplantı
bağımlılığından
kurtaramayabilir.
Daha İyi Toplantı İçin
Kişisel Sorumluluk:
Toplantıda neyin yanlış olduğunun farkına varmak bu işin
başlangıcıdır.Sonra ya toplantıdaki bu durumlar değiştirilir,ya da olduğu gibi
bırakılır veya toplantı terkedilir.
Bölüm 3:TOPLANTI:İNSANCIL BİR OLAY
Kişileri
yönetmek,makinaları araç-gereçleri yönetmekten daha zordur.
Yönetici insanları iyi tanıyabilirse onları ve kendisini kolayca
yönetebilir.
İnsanlar arsındaki farklılıklarla insanlar buz dağına
benzerler.Aralarında tek fark vardır.
Buzdağlarının yedide biri su yüzündedir,insanların yediyüzde biri.Bu
yüzden insanı
anlamak çok zordur.
Güçlü Fakat Önemsenmeyen
Yanımız:Duygular
İnsanlar toplantılardada
insanların düşüncelerinden duygularının akışına göre davranırlar.
Karşıdakini nasıl
hissediyorsak ona göre davranırız.Davranma bazen yapıcı bazende kırıcı
olabilir.Duyguların önemsenmediği toplantılar kırıcı olur.Toplantılar,insanlar
eşya gibi görülmediği onların ihtiyaçlarına yer verildiğinde başarılı
olur.
İş Hayatında”İçimdeki Ben
“Oyunu
Kendini işine kaptırmış biri
bazen içindeki “beni” unutur. Ama zaman zaman onu çıkarmalı, sosyal ilişkiler
kurmalı.İnsandaki bu ben kontrollü kullanılırsa toplantılarda yeni şeyler
ortaya koyar.
Toplantonın Üç Boyutu:
1-Toplantı yönteminin
işlemleri: Amacı,özellikleri,zaman programı, iç gündemi olmalıdır.
2-Toplantıdaki sosyal
ilişkileri,diyaloğu yönlendirme
3-Fiziksel ortam:
Odanın büyüklüğü,ışık,havalandırmaı
İnsan Gücünün Yönetimi:
Başarısız toplantılar
genellikle ya engellenmiş, ya boşa harcanmış, yada yanlış yönlendirilmiş insan
gücünden kaynaklanır.
İlgili Davranış:
Her toplantıda birbirine ilgi duyan insanlar vardır.İlgi
toplantıdakileri daha sık çalışmaya
iter,daha anlayışlı olmayı sağlar.
İlgi ekip üyelerini birbirine
bağlar,amaçları birleştirir,çalışmayı zevkli kılar.
Manevi Uyarımlar:
Olumlu manevi
uyarımlar:Dostluk ve ilgi dolu uyarımlardır
Olumsuz manevi
uyarımlar:Eleştirme, susturma, görmezlikten gelmedir
Belirsiz manevi
uyarımlar:”Akla”acaba ne demek istedi sorusunu getirir
Sahte manevi uyarımlar:Aslı
olumsuz manevi uyarımdır ve başka amacı vardır.”ooo.. iyi hazırlanmışsın”
Manevi uyarımsızlık:Hiç uyarım
almamaktansa olumsuz manevi uyarım almak daha iyidir.Yoksa varlığının farkına
varılmadığı hissine kapılır.
Manevi Uyarım Öğelerinin Değiştirilmesi:
Olumlu manevi uyarımlar
tercih edilmelidir.böylece birey gurubuyla gurur duyar,beğenilen davranışlar
sergiler.Toplantılarda bireysel ilişkileri arttırmak,iltifatta bulunmak işleri
verimli kılar.fertlere destek olunmalıdır.
Açık konuşma soyluluğu:
Açık konuşma etkin bir
yönetimde ,özellikle toplantı yönetimi
için zoruludur.
açık olarak ne istediğinizi bildirin.Ne istediğinizden emin
olun.Gerçekleri olduğu gibi kabullenin ve ne yapmanız gerektiğini bu duruma
göre düşünün.Hayır demek istediğinizde çekinmedn deyin ki ,evet dediğinizde
inanılsın.
Yalnız açık konuşurken
dıkkatli olmak lazım.bazen karşıdan sert tepkiler gelebilir.Ama en önemlisi
karşıdakini tanıyarak konuşmaktır.
Bolüm 4:TAHLİL VE TEŞHİS
Her toplantı birbirinden
farklı amaçlar taşıyabilir.Bu amaca uygun bir toplantı modeli bulmak bazen
zordur.Aşağıdaki dort buyut incelenerek amaca uygun bir toplantı modeli
oluşturulabilir.
-Toplantının amaçları
-Kişisel toplantı tavrınız
-Kplantıdaki çalışmalar
-Toplantının değerlendirilmesi
Toplantı Amaçlarının
Değerlendirilmesi:
Toplantının amaçları
çoktur ama genel olarak birkaç sınıfa ayrılabilir.
-Sorunun belirlenmesi
-Uygun çözümler bulunması
-Hareket tarzının belirllenmesi
-Seçenekler arasında tercih yapılması
-Eylemin belirlenmesi
Görev Sınırlarını belirleme
zorunluluğu:
Toplantı, geniş içerikli bir
yönnetim biçimi olsa da kapsamı açık olarak tanımlandırılıp
sınırlandırılmalıdır.bu sınırlar içerisinde amaca ulaşınca da durmasını bilmelidir.Toplantı sonucunda görev
tarihleri belli olunur.Sonra üyeler çalişmalara başlar.
Gizli Gündem:
Kişisel gündemler genellikle
gizli olur.bazen amaçlar kişilerin özel isteklerine göre şekillenebilir.İyi bir
yönetici bunu sezer.
Kendi analiziniz:
Toplantılarınızın sayısına
bakınız.Başarılı be başarısızları tespit edin.Nedenleri ve Niçinleri tahlil
edin.Sonunda yapılması gereken değişiklikleri bulacaksınız.
Toplantı Değerlendirmesi:
Aşağıdaki ölçülere göre bir
değerlendirme yapılabilir:
-Amaçlar
-Toplantıya katıllanların rolleri
-Toplantının amca ulaşmadaki önemi
-Öncelikler sıralaması
-Zaman kavramı
-Temel konuların görüşülmesi
-Toplantıya katılanların aldıkları kararlar
-Toplantıya katılanların kullanımı
-İşlem ve kurallar
Toplantının Yolunda
Gitmesini Sağlayan İki Ana Öğe:
Elde bilgi olmadan
değişiklik yapmak zordur. Tabi bilgiler de kullanılabilir olmalıdır.Bir iş
toplantısında iki faaliyet vardır. İşler ve
işlemler.
İşler, sorun üzerinde
düşünmeyi ve çalışmayı içerir.
İşlemler,gurubun sorunlar
üzerine nasıl eğildiğini ve bunu hangi yöntemlerle çözmeye çalıştığını kapsar.
Bölüm 5:BAŞKANIN
YAPABİLECEĞİ DEĞİŞİKLİKLER Doğal
olaraklar bir toplantı başkanı toplantıda en önemli değişikliği yapabilecek
konuma sahiptir.
Başkan başkan olduğu için
diğerlerinden ayrılır ama değişikliği tek başına yaparsa büyük bir olasılıkla
başarısızlığa uğrar.
Değişiklik Kararı
İki tehlike söz
konusudur.Değişiklik yapılrken başkan, denetimi kaybedeceğinden, işlerin daha
kötüye gidebileceğinden ve oluşturduğu iyi görüntünün kaybolacağından korkar.
Diğer tehlike ise
değişikliği yapmamaktır.toplantılarla hiçbiryere varılamıyorsa, zaman kaybına
sebep oluyorsa, üyelerde enerji kaybı varsa
değişiklik yapmak lazımdır.
Bir öndernelerin nelerin yanlış
olduğunu sezmeli bunları düzeltmek için neler in yapılabileceği konusunda uzman
olmalıdır.
Başkan değişiklik için gruptan yardım
istemekten çekinmemelidir.Bu durumu onlarla ciddi bir şekilde konuşabilmelidir.
Değerlendirme İle Başlayın:
Çözümlerle değil ,
sorunlarla başlayın.Başkan toplantı değerlendirmesini katılanlardan
dinleyebilir.
Genellikle su yüzüne çıkmış problemlere çözüm getiren dört yaklaşım
vardır------Toplantı konusunda bildiklerinizi bir araya toplamak
-Katılan kişilerin
ihtiyaçlarını karşılamak-
-Toplantılarda karara
katılmayı sağlamak
-Toplantılardaki “Zamanı” iyi denetlemek
Başkan amaçları saptamak
zorunda değil ama belirlendiğinden emin olmalıdır.Karar vermek zorunda değildir
ama zamanı gelince grubun karara varmasını sağlamalıdır.
Değerlendirme ve geliştirmeyi
başlatmak başkanın görevidir.
Bölüm 6:TOPLANTI ÜYELERİNİN
YAPABİLECEĞİ DEĞİŞİKLİKLER
Toplantılarda değişiklik
yapmak önemlidir(Eğer verimsiz oluyorsa).Değişikliği yapmanınen önemli yöntemi
duygularınızı ölçmenizdir.Bir toplantının sonuçları, yöntenleri veya havasıyla
ilgili duygularınızı anlayın.Değişiklik yapmakta kararlı olamıyorsanız
vazgeçin.Toplantıdaki herhangi bir bireyde kişisel tarzını değiştirerek karşı
izlenimleri ölçebilir.Toplantılardan zevk almak ve grup çalışmalarını daha
verimli hale getirmek için beceri ve görüşleri tazelemek gerekir.
Eski alışkanlıklara sıkı sıkı
bağlılık yetenekleri önemli ölçüde kısıtlar.
Kendi tarzınıza göre şu
özellikleri belirliyebilirsiniz:
1-Başkanı etkileme
2-Toplantının akışını etkileme
3-”Oyunlara” Katılma
4-Düşünceleri paylaşmak
5-Riskleri göze almak 6-Olumlu manavi destsklsri kullanmak
7-İddiacı olmak
8-Görüşlrerinize ters olan düşüncelere karşı alınan tavır.
9-Duyguların açığa vurulması
10-Başkanlığı denemek
11-Başkaları konuşurken onları dinlemek
Kendi kendinize yaptığınız bazı
değişiklikler karşıdakilerin tepkisini çekebilir.Çünkü siz iyi bir şey yapmış
da olsanız,onlar kafalarında sizi biryere oturtmuşlardır ve sizi
öyle görmek istiyorlardır.
Kişisel Gelişim Düzeylerinin
Anlaşılmması:
Toplantılardaki davranış
türleri kişilerin bulunduğu düzeyi gösterir.Bu düzeyl
1.Düzey: Bağımlılık aşaması
Başkalarına bağımlı kişilerdir.Kendi başlarına harekete geçme
cesaretleri yoktur.Daima birilerinden bir işaret beklerler.Sınırlar ve
kurallara bağımlıdırlar.
2.Düzey: Kendi kendine başarıya ulaşma aşaması
Atılgan ve sınırları sonuna kadar zorlayan bir kişiliğe sahiptir.Bazen
birinci
düzeydekilerle aralarında uyuşmazlık çıkabilir.Toplantılardan çözüm ile
çıkarlar.
3.Düzey: Sosyal ilgi aşaması
Bu aşamadakilerden oluşan
toplantı başarılı geçer.Karşılıklı anlayış ve saygi
vardır.Toplantıda başkanı bile yönlendirebilirler.
4.Düzey: Kendi kendini değerlendirme aşaması
Kendi kendini iyi
tanır.Herkese iyi davranır.Kendi başına güçlü bir kaynaktır ve
kullanılmayı bekler.Uyum gösterilmesi zor olabilir.
Bölüm7: TİCARET VE SANAYİ KURULUŞLARINDA
TOPLANTI
Ticaret ve sanayi
kuruluşlarındaki en belirgin fark, boyutlarında, ürettikleri ürün ve
hizmetlerde, teknolojilerinde ve dağıtıma ilişkin yaklaşımlarındaki
çeşitliliktedir.
Ortak Bağ : Kar
Çeşitliliğine rağmen
toplantılarda ortak bir şey vard o da “Kar” dır.Şirket kar etmek için atak,
başarılı bir yöneticiye ve bununla işlerini yönetir.
Faaliyet Sonucunun Etkisi:
Kar amacını taşıyan
kuruluşlarda toplantı yapmak yırtıcı hayvanları aynı kafese koymakgibidir.Çoğu
zaman olumlu kararlara ulaşma yetenekleri zedelenebilir.
Önlenmesi Gerekenler
Toplantıları iyileştirmek için şunlar önlenmelidir.
·
Katılan üyeler arasındaki alaycı ve kinayeli davranışlara
son vermek.
·
“Suçlama”Oyununa son vermek.
·
Her türlü gözdağı oyunlarına son vermek.
Vurgulanması Gerekenler
·
Manevi destek artırılmalı.
·
Hedefler açıkca belirtilmeli.
·
Kendinizi bir işyeri sahibi gibi görün.
·
Atılımcı ve girgin yaradılışın olumsuz yanlarını
iyiye kanalize edin.
·
Toplantı boyunca sorun çözücü düşünce tarzından
uzaklaşmayın.
Her ne kadar bu toplantılarda
kişiler aceleci davranıyorsada bu bürokrasiden iyidir.
Bölüm8: RESMİ DAİRELERDE TOPLANTI:
Resmi daireler kadar kendi
toplantılarıyla kendini yıpratan belki de hiçbir kuruluş yoktur.
Değişik Toplantılarda
Değişik Yaklaşımlar:
Dahili
toplantılar
Seçimle İşbaşına
gelmiş resmi görevlilerin katıldığı
toplantılar
Seçimle göreve
gelmiş kişilerle yöneticiler arasındaki toplantılar
sempozyumlar
Bölüm 9:EĞİTİM
KURULUŞLARINDA TOPLANTI
a)Anaokullar ve ilkokullar
b)Orta ve yüksek öğrenim
Ana okullar ve ilkokullarda toplantı:
Bir öğretmenler kurulu
toplantısına hemen hemen herkes katılır.Öğretmenler, danışmanlar, müdürler ve
yardımcılar.
Toplantı genellikle bir
okul gününün sonunda yapılır.Katılanlar bayağı yorgundur.
Çünkü çocuklarla uğraşmak kolay değildir.
Bütün gözler müdüre
yöneliktir.Müdür ister başarılı olsun ister olmasın herkesin
ona karşı bir önyargısı vardır.
Öğretmen toplantıları
sadece, sadece öğrenim ve iletişim amaçları için yapıldığında faydalı olur.
Orta ve yüksek öğretimde toplantı:
Yüksek öğretimde
toplantıların etkili olmasını sağlayan en önemli faktör, toplantının
yapıldığı çevredir.Kolej ve üniversiteler oldukça geniş birer
çevredir.Üniversitelsrde
yapılanların tesbiti çok güçtür.Toplantıdakilerin çoğu sadece orda
olmak için ordadırlar.
Fakülte ve yönetim, bütün toplantılara yansıyan bir güç çatışması
içinde ikiye ayrılır.
Üniversite Çevresinnde Gücün
Yönetemi:
Bir üniversitenin
yönetimi, iki güç blokunun birbiriyle anlaşması ya da çatışması sonucunda
doğar.Kısa ve uzun vadeli kararlar kararlar vermek zorunda olan yöneticilerle
“bilim adamları çevresi” arasında bir çatışma vardır.Bu çatışmaya
“komite düzeni”de
dahil olur.Komiteyi her
fakülteden seçilmiş şahıslar oluşturur.Bütün amaçlar, hizmetler,
teklif ve planlar bir komiteye verilir.Ne yazık ki komiteler kolay
kolay harekete geçemezler.
Bilim adamlarının kural ve
gelenekleri, bilimadamları grubu ile yöneticiler arasındaki güç çatışması ve
bölümlerin “branşlarına” olan bağlılıkları, bir komite toplantısinı kolayca
felce uğrata bilir.Sonuçta çıkmaza giren üniversitedir.
İşe Başlamak:
Bütün çıkmazlara rağmen,
iyi niyet olursa toplantılar bir sonuç verir.
Yapılacak ilk iş amacın
kesin ve açık olmasını sağlamaktır.
Sonra yapılacak işin
zamanını belirtmek lazım.Asla bir grup eğitimciye “Mümkün olduğu kadar erken
yada ne zaman vakit bulursanız” demeyin.İşe olan ilgiyi sürdürebilmeniz için
zamanı biraz kısın.
Belirlenen bir konu
üzerinde çalışacak komiteye ihtiyacı olan morali ve duygusal desteği verin.
Komitenin üye sayısı onu
geçmemeli.Çok kişiden oluşan bir gruptan çok sayıda projeyi gerçekleştirmesini
isteyeceğinize, küçük grupların her birinden az sayıda projeyi sonuçlandırmayı
istemek daha sağlıklı olur.
İşin Sürdürülmesi:
Çok özgür bir düşünce
yapısına ve kişiliğe sahip üyelerden meydana gelmiş bir grupla başa çıkmanın
iki seçeneği vardır
-Onlara topluca karar verme yöntemlerini öğretmek
-Güçlü bir toplantı başkanı seçmek.Başkan, toplantının çerçevesini
belirliyerek, grubun
yeteneklerinin kullanılmasını teşvik ederek etkili bir lider olmasını
öğrenmelidir, bunu başarmanın birkaç yolu vardır.
-Amacı, yada istenen sonucu göz önünde bulundurmak.
-Tartışmayı ve konunun dağılmasını önlemek.
-Üniversitenin eski kurallarından uzak kalmak.Bazıları bunları manevra
yapmak için kullanabilir.
-Başkalarını yargılama eğilimine engel olmak.
-Toplantı yerini ve ortamını iyi seçmek.
Hiçbir kuruluş,
üniversiteler kadar çok sayıda yeteneği bünyesinde toplayamaz.İşin sırrı, bu
yetenekleri iyi değerlendirip kanalize edebilmektir, sonuç mükemmel olur.
Bölüm10: SAĞLIK
KURULUŞLARINDA TOPLATI
Sağlık kuruluşlarındaki
başarısız toplantılar da diğer bütün işletmelerde görülen olumsuz belirtileri
gösterir.Uzun, sıkıcı, üyeler birbirinden kopuk, v.s. Hasta bakımdaki
başarıyıda etkiler.
Hastaneler Saldırı Hedefi
Çoğumuz bir gün
öleceğimizi düşünmeyiz.Böyle bir durum söz konusu olduğu zaman hemen
hastanelere koşorız.Kişiler yakınlarını kaybettiklerinde hınçlarını
hastanelerden almaya çalışırlar.
Diğer taraftan
hastanelerde bakım masrafları, sigorta ücretleri gün geçtikçe yükselir.Her ne kadar hastanelerin giderleri düşürülmeye
çalışılsada bu yapılamaz.Bundan dolayı hastaneler sürekli suçlama hedefidirler.
Dolayısıyla hastane
toplantıları genellikle baskılar altında yapılır.Toplantılarda karar
almak, yöntem seçmek oldukça zorlaşır.
İki Güç Merkezi:
Hastanelerde yönetici grup
ile hastane personeli iki güç grubunun
oluşmasına sebep olur.Bu işleri biraz daha karmaşık hale getirmektedir.Personel
ve yöneticiler zaman zaman aynı konuda farklı kararlar albilirler.
Hastaneler büyüdükçe daha
az sayıda doktorun yönetim kararları verebilecek eğitim ve eğilime sahip olduğu
anlaşıldı.
Diğer bir sorun da yoğun
bir çalışma programının olmasıdır.
Bu durumda bu kadar pragramın uyumunu sağlamak oldukça güçtür ve
toplantısıda güçtür.
Bölüm Yöneticileriyle
Toplantı:
Teknoloji uzmanlığa
yenilikler ekledikçe bu toplanmalar dahada önem taşır.Bu toplantılar, bütün
gruba bilgi vermek ve saptanmış konuları ortaya çıkarmak için yapılır.
Fakat yeterince başarılı geçmez çünkü çok geniş çevrelidir.
Bu yanlışı önlemek için
sayıyı aza indirmek gerekiyor.Dolayısıyla uygun üye seçmek
çok önemlidir.Etkili iletişim kurabilecek, kendi mesleki ön yargılarını
aşabilecek, toplantıya katılmayan bölümlerin ihtiyaçlarını da kollayabilecek
kişiler kişiler seçmeli.
Bazı Geliştirme Amaçları:
-Toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını tespit etmek.
-Toplantının mahiyeti ve istenilen belgeler önceden bildirilmeli.
-Sadece önemli kişiler çağrılmalı.
-Aynı toplantıda hem yönetici hemde doktor olmalı.
-Değişik vardiyalardakiler de aynı toplantıya çağrılalabilir.
-Oturma şekli cepheleşmeye meydan vermemelidir.
-Herkese eşit hak tanınmalıdır.
-Başlamadan önce hal hatır sorma için bir kaç dakika ayrılabilir.
-Birbirlerine yakınlık gösterilmeli.
İyi niyet çok
önemlidir.İşleri bitirebilecek boyutta toplantılar, birbirlerini destekleyecek,
gelişmeye açık kişiler, hedefe ulaşmada büyük katkı sağlayabilirler.
Bölüm11: SOSYAL ÇEVREDE
TOPLANTI
İnsanlar sadece ekmek
parası için yaşamazlar.
Pek az kişinin normalde
yapacak bir şeyi yoktur yada bir takım şeyler yapacak zevki yoktur.Geri
kalanlar enerjilerini mutlaka bir yere sarfederler.Hayır kuruluşları,
kulüpler,v.s.
Sosyal Amaçlı Toplantıların
Ortak Noktaları:
Katılanlar gönüllü
oldukları için etken olan güç içlerindeki istektir.İstekleri yoksa, tehditle
bir iş yapamassınız.Diğer bir özellik de katılanların farklı amaçlarının
olabilmesidir.Bazen ortakmış gibi görülen slogan ve amaçlar bazılarını rencide
edebilir ve tatsızlık çıkabilir.
Şunu da unutmamak lazım
çoğu gönüllü kuruluş yararlı bir şey yapmak için harekete
geçer ama ne yazıkki boşu boşuna çaba sarfederler.
Boşa Harcanan Zaman Nasıl Azaltılır:
Görevler hedefe ulaşmak
için verilmelidir.Sorun ta baştan tesbit edilmelidir ve düşünceler onun üzerine
yoğunlaştırılmalıdır.Kişilerin ihtiyaçlarına değil de programa cevap veren
toplantılar olmalıdır.Verim alınabilecek günde toplanılmalıdır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder