Birisiyle
tanışırken acaba ayağa kalkmasanız kabalık yaparmısınız ? Tanıştırırken kimi
kiminle tanıştırmalı, nasıl bir üslup kullanmalısınız. Uzmanımız Handan Kaylan,
tanışma ve tanıştırılmanın inceliklerini anlatıyor.
KİM KİMİ TANIŞTIRMALI ?
Erkek, bayana;
genç yaşlıya; ast, üste; yeni gelen orada bulunanlara tanıştırılır. Ancak,
sonra gelenin statüsü çok yüksekse o zaman hazır bulunanlar, yeni gelene
tanıştırılır.
KİMİN İSMİNİ ÖNCE SÖYLEMELİ ?
Yaş ve statüleri
aynı olan kişileri birbirine tanıştırırken "Sizleri tanıştırayım, Defne
Hanım, Didem Hanım" diyebilirsiniz. Böylelikle her ikisini de birbirine
aynı anda tanıştırmış olursunuz. Elbette birinin ismini ötekinden önce söylemiş
olacaksınız. Yapılacak bir şey olmadığı için kimsenin alınması söz konusu
olmaz.
KALABALIKLARDA
TANIŞTIRMA
Bir kişiyi
kalabalık bir grupla tanıştırmanız gerektiğinde sadece onun ismini söylemeniz
yeterlidir. Çoğunlukla diğerlerini tek tek tanıştırmanıza gerek yoktur. Ama
grup çok kalabalık değilse, bunu yapmanızda yarar vardır.
AYAĞA KALKMALI MI
?
Erkek ya da
kadın, bir kimseyle tanıştırılan erkeğin mutlaka ayağa kalkması gerekir. Ancak
ağır hastalık halinde bu kurala uyulmaması hoşgörülebilir. Bizde kadın erkek,
tanıştırılan herkes için ayağa kalkmak Türk terbiyesinin bir gereğidir.
NASIL BİR ÜSLUP ?
Tanıştırırken "Size arkadaşım Gökçe'yi
tanıştırabilir miyim?" "Efendim, izninizle sizi eşimle tanıştırmak
istiyorum", "Arkadaşlar, sizi Sekreter.org'dan Alp Bey ile
tanıştırmak istiyorum" şeklinde ifadeler kullanılabilir. Bir anlamda
tanıştırmak için izin istenir.
Yazan: Handan Kaylan
Yazan: Handan Kaylan
Tanışma ve tanıştırılmanın incelikleri (2)
Birisiyle
tanışırken size hiç ben x Hanımn ya da Bey diyen oldu mu ? Ya da Nasılsınız
diye sorduğunuzda size oğlununun okuldaki problemlerini anlatan birisiyle
karşılaştınız mı ? Bunlar belki uç örnekler olabilir. Ancak tanışma ve
tanıştırılma sırasında hepimiz bazı önemli kuralları atlayabiliyoruz.
TANIŞMADA ÇAĞDAŞ
BİR YONTEM
Bir kimseye
tanıştırıldığınızda “Memnun oldum”, ardından da “Nasılsınız?” diyebilirsiniz.
Bayanlar sessizce gülümsemekle de yetinebilirler. Şimdilerde tanıştırmalarda
daha gerçekçi yeni bir yöntem uygulanıyor: Tanıştırılan kişi adını soyadını
tekrarlıyor. Böylece tanışana yardımcı oluyor. Aslında çok da yararlı böylesi.
Alıştığımız türdeki tanıştırmalarda çoğunlukla, tanıştırılan kimsenin ismi pek
iyi anlaşılmaz. Çoğu zaman daha sonra tanıyanlara ya da kendisine sorup
öğrenmek zorunda kalırız.
Kibar
ve nazik bir sekreter birisi ile tanıştırıldığında “Nasılsınız?” sorusuna
“Teşekkür ederim. Siz nasılsınız?” demeyi bilmelidir. “Ay sormayın….”, “Nasıl
olalım, dün…” diye kişisel sorunlarını ortaya dökmemelidir. Yani tanıştığı
kişiye çocuğunun astım krizinden, işsiz yeğeninden, arabasının lastiklerinden,
köpeğinin yaramazlıklarından, ayağındaki nasırdan vs. bahsetmemelidir.
NASIL AYRILMALI ?
Ayrılırken de
“Tanıştığımıza sevindim”, “Tanıştığımıza memnun oldum” demeniz yerinde bir
incelik olacaktır. Bunu yaş ve statü olarak büyük olanın söylemesi, diğerinin
de nazikçe teşekkür edip “Ben de…” demesi daha uygun olur.
KENDİNİZİ NASIL
TANITMALISINIZ?
Kendinizi
tanıtmanız gerektiğinde, gittiğiniz bir büroda, bankada vb ilişki kuracağınız
kişiye isminizi söylemelisiniz. Konuşmacı olarak katıldığınız bir seminerde de
kendinizi tanıtmalısınız.
Kendinizi tanıtırken, karşınızdakinden izin almanız gerekir. Bunu yaparken, ad ve soyadınızı söylemeniz yeterlidir. Fakat mesleğiniz, göreviniz tanışmanıza neden olmuşsa bu konularda kısa bilgi verebilirsiniz. “İzninizle, kendimi tanıtayım… Alp Yüce, …… firmasında yöneticiyim” gibi.
BEN HANDAN HANIM: Ne telefonda, ne de yüzyüzeyken kendinizi Alp Bey, Defne Hanım şeklinde tanıtmayın. Gülünç olabilirsiniz.
Yazan: Handan Kaylan
Kendinizi tanıtırken, karşınızdakinden izin almanız gerekir. Bunu yaparken, ad ve soyadınızı söylemeniz yeterlidir. Fakat mesleğiniz, göreviniz tanışmanıza neden olmuşsa bu konularda kısa bilgi verebilirsiniz. “İzninizle, kendimi tanıtayım… Alp Yüce, …… firmasında yöneticiyim” gibi.
BEN HANDAN HANIM: Ne telefonda, ne de yüzyüzeyken kendinizi Alp Bey, Defne Hanım şeklinde tanıtmayın. Gülünç olabilirsiniz.
Yazan: Handan Kaylan
Nazik konuşma ilkeleri
Mutfak arasında
çay almaya giderken küçük dedikodular yapmaktan zevk alabilirsiniz. Ya da “ben
dobra bir insanım,düşündüğümü pat diye söylerim” diye düşünebilirsiniz. Özel
yaşamınızda da bunların hiçbir sakıncası olmayabilir. Fakat sekreterler için
nazik olmak bir ilke haline gelmek zorundadır.
“Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler. “
SİZ VE SEN : “Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler. “
Konuşurken
sürekli “siz” diye hitap etmeli, gerekmedikçe “sen” dememelisiniz. Örneğin,
“Bunun bir fotokopisini alır mısınız?” şeklinde hitap etmek daha doğru
olacaktır.
RİCA ETMENİN
NEZAKETİ :
Ricada bulunurken, sesiniz asla emreder ya
da azarlar gibi olmamalıdır. Konuşurken sesinizin sert, alaycı, kırıcı
olmamasına; yüz ifadelerinizde kızgınlık ya da alaycılık olmamasına dikkat etmelisiniz.
NAPOLYONUN
GAFI
Konuşurken gaf yapmaktan kaçının.
Hele orada bulunan, gözünüze ilişen kişiler hakkında ileri geri şeyler
söylemeniz gaf yapmanın en kestirme yoludur. Bir keresinde Napolyon bir
toplantıda uzaktaki bir hanımı işaret ederek yanındaki adama: "Şuna bakın
ne çirkin kadın değil mi?" demiş. Adam "karımdır ekselans" diye
yarşılık vermiş. Napolyon yaptığı gafı onarmak için "o değil
yanındaki" demiş. Adam da "kızımdır ekselans" demiş.
Gaf yapmaktan kaçınmak için ; Her düşündüğünüzü söylemeyin, uluorta konuşmayın.
ALAY VE KİNAYE : Gaf yapmaktan kaçınmak için ; Her düşündüğünüzü söylemeyin, uluorta konuşmayın.
Görgülü bir
sekreter alay, kinaye, dedikodu, iğneleme vb. içeren türde konuşmalar yapmaz.
Örneğin, büroya birisi girip çıktığında, odadan ayrılır ayrılmaz arkasından
“Aman, bu da kaç yıldır bu işi yapıyor. Hala öğrenemedi, hep açıklama bekliyor”
türü konuşmalar yapmanız doğru olmaz. Onlarla ilgili eleştirileriniz varsa ya
yüzlerine söylersiniz (tabii ki başkalarının yanında değil) ya da arkalarından
konuşmazsınız. İnsanların yüzüne gülüp, arkasından çekiştirmek ya da
söylenenlere cevap verirken imalı konuşmak, karşınızdakileri küçük düşürecek
bir şey söylemek doğru değildir.
HERKES DEDİKODUYU
SEVER AMA...
Sırf insanları kırmamak, konuşmayı nasıl
sona erdireceğini bilmemek ya da grup içinde kalmak gibi nedenlerle de olsa
dedikoducuları dinlemeyin. Dedikodu yapmak kadar dinlemek de size zarar verir.
FARKLI
DÜŞÜNSENİZDE...
Herhangi birisi bir düşüncesini açtığında
hemen karşıt fikir üretmeyin. Sonuna kadar dinlemeyi bilin. Hiçbir zaman kendi
düşüncelerinizi kesin doğrularmış gibi ifadeler kullanmayın. “Böyle şey olmaz”,
“bu çok saçma” gibi cümleler yerine “deneyimlerime göre…”, “bana göre…” gibi
cümlelerle düşüncelerinizi ortaya koyabilirsiniz.
Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Konuşmalarda Nezaket Kuralları (2)
'Sekreterler konuşmalarında nazik
olmayı bir ilke haline getirmelidirler'
'DOZU'
KAÇIRMAYIN! ELEŞTİRİNİN DOZU:
Bir arkadaşınızı eleştirirken
yaklaşımınızda dikkatli olmalı, aklınızdan geçtiği gibi eleştiri yapmamalı ve
yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanmalısınız. Bir değişiklik, bir çözüm yolu
önerirken, diğerlerini kırmamalı mümkün olduğunca nazik olmalısınız.
SORULARIN
DOZU :
Konuştuğunuz konuların yer ve
zamana uygun olmasına özen göstermelisiniz. Örneğin, koridorda karşılaştığınız
birine özel yaşamı ile ilgili sorular sormaktan kaçınmalısınız. Ayrıca
sorduğunuz sorular kilo, yaş, maaş gibi karşınızdakini rahatsız edecek türden
olmamalıdır.
ŞAKANIN
DOZU:
Hiçbir zaman diğerlerinin
kusurlarına dayalı şakalar yapmamalı, karşınızdakini kırmamalısınız.
ARAYA GİRMEYİN !
İki kişi
konuşurken aralarına girip –sorulmadığı halde- görüş bildirmek yanlış bir
davranıştır. İkide bir soru sorarak konuşmacının sözünü kesmemeli ya da
kendinizi ön plana çıkarmak için, diğerlerinin konuşmalarını sık sık kesip
"ne demek istediğini biliyorum, bir kere benim başıma da gelmişti… "
gibi cümlelerle konuşmaya girmeyiniz.
SIRLARI KENDİNİZE
SAKLAYIN!
Sır saklamayı
bilmeli, konuşmalarınızla, mektuplardan, toplantılardan veya bürodaki
konuşmalardan dolayı öğrendiğiniz sırları hiçbir zaman açığa çıkarmamalısınız.
ÖZÜR DİLEMEKTEN
KAÇINMAYIN!
Dürüst bir
sekreter yaptığı yanlışları kabul eder. Konuşmalarında bu yüzden başkalarını
suçlamaz. Bu nedenle yaptığınız yanlışlığı açıkca belirterek "özür
dilemeyi" bilmelisiniz.
ALÇAKGÖNÜLLÜ
OLUN!
Konuşmalarınız
alçak gönüllü olmalıdır. Yaptığınız ve başardığınız çalışmalarla sürekli
övünmeniz yerine başkalarının övgülerini kibarca "teşekkür ederim"
diye yanıtlamanız daha akıllıcı bir yoldur.
ZERAFETİNİZİ
GÖLGELEYENLER…. :
Konuşurken
"evet" yerine "hı", "efendim" yerine
"ha" gibi ünlemler kullanmak, ikide bir "efendime
söyleyim", "ondan sonracıma", "anladım mı",
"tamam mı" gibi sözleri kullanmak zerafetinizi gölgeleyeceği gibi
konuşmanızın etkisini azaltacaktır.
'HAYIR' DERKEN….:
Bir iş
arkadaşınıza "hayır" demek zorunda kaldığınızda, bunu karşınızdakini
kırmadan yapmalısınız.
Son bir
hatırlatma!
Yöneticisinize ve çalışma
arkadaşlarınıza sabahları gösterdiğiniz içten karşılamayı, çalışma bitiminde de
göstermeli, "iyi akşamlar" dilemeyi unutmamalısınız.
Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder